Specjalista / Specjalistka ds. rozliczeń i administracji – umowa zlecenie

Szukamy osoby, która wesprze Caritas Polska w rozliczaniu projektu ekologii integralnej Laudato Si. Projekt potrwa do końca lutego 2025 roku i wymaga zaangażowania w wymiarze ok. 100 godzin/miesięcznie w ramach umowy zlecenia.

Jeśli masz doświadczenie w rozliczaniu projektów, szczególnie tych finansowanych przez Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (NFOŚiGW), oraz potrafisz efektywnie współpracować z zespołem księgowych, to czekamy właśnie na Ciebie!

Opis stanowiska:

Administrowanie kompleksową dokumentacją i rozliczanie finansowe działań projektowych – prowadzenie działalności finansowej projektu, w tym:

• współpraca z działem księgowym Caritas Polska w celu zapewnienia płynności finansowej projektu, wypłaty zobowiązań i zaksięgowania wydatków przez ten dział;
• ocena racjonalności i kwalifikowalności do finansowania przez NFOŚiGW wszystkich wydatków w projekcie;
• bieżące aktualizowanie budżetu projektu i udostępnianie dla potrzeb zespołu projektowego, zarządu Caritas Polska i/lub organów kontrolnych;
• zarządzanie dokumentami księgowymi związanymi z wszystkimi prowadzonymi w projekcie działaniami.

Przygotowywanie sprawozdań z realizacji zadań wg. wymagań umowy dofinansowania projektu oraz wniosków o płatność wraz z załącznikami, w tym:

• przygotowanie i wysłanie wniosków o płatność;
• współpraca z NFOŚiGW w celu weryfikacji poprawności złożonych sprawozdań i wniosków o płatność;
• archiwizacja sprawozdań i wniosków o płatność i zarządzanie ich udostępnieniem dla potrzeb zespołu projektowego, zarządu Caritas Polska i/lub organów kontrolnych.

Wymagania:

• co najmniej 2-letnie doświadczenie w realizacji i rozliczaniu projektów/grantów;
• doświadczenie w zarządzaniu budżetem projektów, monitorowaniem realizacji budżetu i harmonogramem projektowym oraz ponoszeniu wydatków i/ lub potwierdzaniu kwalifikowalności kosztów;
• odpowiedzialność, samodzielność, dokładność, rzetelność;
• bardzo dobra organizacja pracy własnej, systematyczność i skrupulatność.

Mile widziane:

• doświadczenie w pracy z projektami ministerialnymi, mile widziane projekty NFOŚiGW;

Oferujemy:

• umowa zlecenie na okres 2 miesięcy;
• liczba godzin: ok. 100 h / miesięcznie;
• elastyczny czas współpracy;
• praca zdalna.

Specjalista / Specjalistka ds. wolontariatu

Opis stanowiska:

• rekrutacja, animowanie działań i organizacja szkoleń dla wolontariuszy;
• koordynacja pracy wolontariuszy;
• współpraca przy organizacji akcji społecznych, np. zbiórki żywności, Dzień Dobra, pielgrzymki w tym;
• sprawowanie bieżącego nadzoru nad pracą wolontariuszy;
• planowanie i organizacja zadań wolontariuszy;
• ocena i motywowanie wolontariuszy;
• wsparcie w promowaniu i rozwijaniu działalności wolontariatu;
• tworzenie nowych programów i projektów rozwijających wolontariat;
• okazjonalne wyjazdy służbowe na terenie kraju.

Wymagania:

• doświadczenie w pracy związanej z organizacją, koordynacją pracy wolontariuszy;
• biegła znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (min.B2);
• umiejętności interpersonalne pomagające w tworzeniu i utrzymaniu zespołu oraz inspirowaniu grupy do działania;
• wysoko rozwinięte zdolności komunikacyjne, m.in. nawiązywania kontaktu z innymi, uważnego słuchania, empatia;
• doświadczenie w prowadzeniu spotkań i prezentacji;
• umiejętność pracy zespołowej;
• samodzielność i inicjatywa w działaniu;
• bardzo dobra znajomość programów pakietu MS Office.

Oferujemy:

• umowę o pracę;
• pracę w największej organizacji społeczno-charytatywnej w Polsce;
• pracę z profesjonalnym i zaangażowanym zespołem;
• szansę tworzenia i wdrażania nowoczesnych rozwiązań w Twoim obszarze;
• prywatną opiekę medyczną;
• elastyczny czas rozpoczęcia pracy (7:00 – 9:00).

Specjalista / Specjalistka ds. kadr, płac i automatyzacji procesów kadrowo-płacowych 

Opis stanowiska:

Obszar kadr i płac: 

• przygotowywanie, aktualizacja i archiwizacja akt osobowych pracowników; 
• prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz udzielanie urlopów; 
• prowadzenie dokumentacji kadrowo-płacowej; 
• obliczanie wynagrodzeń, w tym premii, nadgodzin, zasiłków i innych dodatków; 
• obsługa systemu ENOVA, PFRON, PPK, Płatnik; 
• przygotowywanie list płac oraz raportów wynagrodzeń; 
• przygotowywanie podziałów kosztowych z realizowanych projektów zewnętrznych; 
• wspieranie pracowników w zakresie spraw kadrowych i płacowych; 
• udzielanie informacji o wynagrodzeniach, składkach ZUS i innych świadczeniach; 
• przygotowywanie i składanie deklaracji do ZUS oraz US; 
• monitorowanie zmian w przepisach dotyczących prawa pracy i ubezpieczeń społecznych; 
• współpraca z działem księgowości; 
• przygotowywanie raportów i analiz dotyczących zatrudnienia, wynagrodzeń oraz rotacji pracowników; 
• współpraca z jednostkami zewnętrznymi (m.in. ZUS, GUS, US, PFRON); 
• obsługa benefitów, takich jak pakiety medyczne, ubezpieczenia grupowe, karty sportowe itp. 

Obszar automatyzacji procesów kadrowo-płacowych: 

• wdrożenie i optymalizacja systemu kadrowo-płacowego ENOVA; 
• wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów kadrowo-płacowych; 
• automatyzacja procesów kadrowych i płacowych, w tym analiza potrzeb i proponowanie usprawnień; 
• wdrożenie automatyzacji przy rozliczeniach, naliczaniu wynagrodzeń, sporządzaniu listy płac i przelewów; 
• zapewnienie zgodności wdrażanych rozwiązań z obowiązującymi przepisami prawa pracy i zasadami rozliczania wynagrodzeń; 
• ścisła współpraca z całym działem kadr i płac, księgowością, IT oraz innym zewnętrznymi dostawcami systemów. 

Wymagania:

• doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku; 
• praktyczna znajomość przepisów prawa pracy oraz rozliczania płac; 
• praktyczna umiejętność dokonywania rozliczeń z ZUS; 
• obsługa programu PPK; 
• samodzielność, rzetelność, terminowość oraz doskonała organizacja pracy; 
• doświadczenie w obszarze wdrażania systemów kadrowo-płacowych; 
• znajomość systemu ENOVA; 
• znajomość pakietu MS Office, w szczególności MS Excel; 
• umiejętność pracy z systemami IT, analityczne podejście do rozwiązywania problemów.

Oferujemy:

• umowę o pracę;
• pracę w największej organizacji społeczno-charytatywnej w Polsce;
• pracę z profesjonalnym i zaangażowanym zespołem;
• szansę tworzenia i wdrażania nowoczesnych rozwiązań w Twoim obszarze;
• prywatną opiekę medyczną;
• elastyczny czas rozpoczęcia pracy (7:00 – 9:00).

Koordynator / Koordynatorka projektów zagranicznych w dziale komunikacji

Opis stanowiska:

• koordynowanie przebiegu kampanii komunikacyjnych zagranicznych Caritas Polska;
• koordynowanie i współtworzenie konceptów kreatywnych kampanii oraz kierowanie pracą zespołu; producentów video, grafików, copywriterów itp.;
• aktywny i bezpośredni kontakt z partnerskimi organizacjami w celu pozyskania materiałów promocyjnych dla kluczowych kierunków działań organizacji (m.in. Ukraina, Bliski Wschód, Wenezuela, Jemen, itp.);
• planowanie i nadzór nad tworzeniem projektów komunikacyjnych w social mediach;
• monitorowanie i analiza efektywności działań marketingowych oraz śledzenie trendów w komunikacji;
• dbałość o spójną komunikację dot. realizowanych projektów;
• współpraca z działem fundrisingu, działem zagranicznym oraz partnerami międzynarodowymi np. Caritas Europa/ Caritas Internationalis;
• udział w delegacjach krajowych lub/i zagranicznych do krajów, gdzie jest niesiona jest pomoc przez Caritas Polska;
• zarządzanie zespołem.

Wymagania:

• doświadczenie w pracy zawodowej w koordynowaniu projektów związanych z marketingiem oraz produkcją materiałów audiowizualnych;
• angielski – zaawansowany w mowie i piśmie, min.B2;
• gotowość do podróży służbowych;
• doświadczenie w efektywnym motywowaniu i zarządzaniu zespołem;
• bardzo dobra organizacja pracy oraz umiejętność ustalania priorytetów;
• wysoko rozwinięte umiejętności w nawiązywaniu i budowaniu długofalowych relacji;
• umiejętność koordynowania kilku projektów jednocześnie;
• przywiązywanie wagi do detalu i wysokie poczucie estetyki;
• kreatywność i proaktywność w inicjowaniu różnych działań;
• nastawienie na cel – doprowadzanie pomysłów i konceptów do realizacji;
• znajomość Google Analytics, Social Mediów.

Mile widziane:

• prawo jazdy kat. B;
• doświadczenie pracy w agencji reklamowej.

Oferujemy:

• umowę na zastępstwo;
• pracę w największej organizacji społeczno-charytatywnej w Polsce;
• pracę z profesjonalnym i zaangażowanym zespołem;
• szansę tworzenia i wdrażania nowoczesnych rozwiązań w Twoim obszarze;
• prywatną opiekę medyczną;
• pracę w dobrze skomunikowanej lokalizacji (obok stacji metra: Rondo Daszyńskiego);
• elastyczny czas rozpoczęcia pracy (7:00 – 9:00).

Ekspert/ Ekspertka ds. migracji w dziale pomocy migrantom i uchodźcom

Twoje zadania:

• prezentowanie działań Caritas Polska wśród zewnętrznych partnerów w obszarze wsparcia migrantów i uchodźców;
• analiza i monitorowanie sytuacji migrantów i uchodźców oraz identyfikacja głównych problemów oraz wyzwań związanych z ich pobytem w Polsce;
• rzecznictwo postulatów oraz rozwiązań korzystnych dla migrantów i uchodźców wypracowanych w ramach działań Caritas Polska;
• współpraca z ekspertami i środowiskami opiniotwórczymi;
• współpraca z innymi instytucjami zajmującymi się problematyką migrantów i uchodźców;
• udział i wsparcie w organizacji konferencji, spotkań, seminariów itp.;
• odpowiedzialność za sprawny przepływ informacji pomiędzy Siecią Centrów Pomocy Migrantom i Uchodźcom Caritas Polska a zewnętrznymi podmiotami;
• współpraca z Siecią Centrów Pomocy Migrantom i Uchodźcom Caritas Polska;
• udział w wyjazdach służbowych na terenie Polski.

Nasze wymagania:

• wykształcenie wyższe – prawo, nauki polityczne, ekonomia lub nauki społeczne;
• doskonałą znajomość tematyki związanej z migrantami i uchodźcami;
• doświadczenie w przygotowywaniu raportów, dokumentacji;
• doświadczenie w wystąpieniach publicznych, w tym na konferencjach, seminariach itp.;
• umiejętność nawiązywania kontaktów i utrzymywania stałych relacji z różnorodnymi organizacjami oraz instytucjami, w tym podmiotami administracji publicznej;
• rzetelność, skrupulatność, odpowiedzialność, dobra organizacja pracy własnej i samodzielność w wykonywaniu obowiązków;
• wysokie umiejętności interpersonalne oraz otwartość na współpracę;
• biegła znajomość języka polskiego i angielskiego min. C1;
• czynne prawo jazdy kat. B.

Mile widziane:

• doświadczenie w pracy w organizacji pozarządowej oraz/lub współpracy z organizacją pozarządową oraz/ lub pracy w instytucji publicznej zajmującej się szeroko pojętymi zagadnieniami z obszaru migracji.

Oferujemy:

• stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę;
• pracę w największej organizacji społeczno-charytatywnej w Polsce;
• pracę z profesjonalnym i zaangażowanym zespołem;
• szansę tworzenia i wdrażania nowoczesnych rozwiązań w Twoim obszarze;
• prywatną opiekę medyczną;
• pracę w dobrze skomunikowanej lokalizacji (obok stacji metra: Rondo Daszyńskiego);
• elastyczny czas rozpoczęcia pracy (7:00 – 9:00).

Specjalista ds. ochrony praw i bezpieczeństwa cudzoziemców

Twój zakres obowiązków:

• wsparcie koordynacji działań Caritas Polska na rzecz realizacji ochrony praw i bezpieczeństwa cudzoziemców dot. zagrożeń, przeciwdziałania i reagowania na przypadki naruszeń w tym obszarze;
• współpraca w budowanie strategii ochrony praw i bezpieczeństwa cudzoziemców w działaniach Caritas Polska;
• realizacja przedsięwzięć / projektów Caritas Polska związanych z działaniami na rzecz ochrony praw i bezpieczeństwa cudzoziemców;
• współpraca z instytucjami publicznymi odpowiedzialnymi za ochronę praw i bezpieczeństwa cudzoziemców w Polsce;
• współpraca z organizacjami międzynarodowymi i pozarządowymi;
• udział w spotkaniach krajowych i międzynarodowych w obszarze praw i bezpieczeństwa cudzoziemców.

Nasze wymagania:

• wykształcenie wyższe (prawnicze lub pokrewne);
• doświadczenie w obszarze ochrony praw i bezpieczeństwa cudzoziemców;
• biegła znajomość języka polskiego (min. C1);
• biegła znajomość języka angielskiego (min. B2);
• doświadczenie dot. współpracy z krajowymi instytucjami publicznymi, organizacjami międzynarodowymi i krajowymi w obszarze ochrony praw i bezpieczeństwa cudzoziemców;
• doświadczenie w pracy w wielokulturowym środowisku;
• samodzielność w działaniu;
• rzetelność, skrupulatność, odpowiedzialność, dobra organizacja pracy własnej i samodzielność w wykonywaniu obowiązków;
• wysokie umiejętności interpersonalne oraz otwartość na współpracę;
• czynne prawo jazdy kat. B.

Oferujemy:

• stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę;
• pracę w największej organizacji społeczno-charytatywnej w Polsce;
• pracę z profesjonalnym i zaangażowanym zespołem;
• szansę tworzenia i wdrażania nowoczesnych rozwiązań w Twoim obszarze;
• prywatną opiekę medyczną;
• pracę w dobrze skomunikowanej lokalizacji (obok stacji metra: Rondo Daszyńskiego);
• elastyczny czas rozpoczęcia pracy (7:00 – 9:00).

Specjalista / Specjalistka ds. rozliczania projektów

Twój zakres obowiązków:

• prowadzenie spraw związanych ze sprawozdawczością, kontrolą oraz monitoringiem projektów;
• sporządzanie wniosków o płatność, raportów, harmonogramów płatności, zapewnienie terminowości, poprawności, kompletności i aktualności dokumentów dołączanych do sprawozdań i wniosków o płatność;
• weryfikacja opisów oraz ewidencjonowanie dokumentów zgodnie z wytycznymi programowymi;
• kontrola oraz rozliczanie realizacji prowadzonych projektów unijnych i innych pod kątem ich zgodności z wnioskiem o dofinansowanie (formalnej, merytorycznej i finansowej);
• przygotowanie niezbędnej dokumentacji związanej z realizacją oraz rozliczaniem projektów dla kontroli prowadzonych przez Instytucje Pośredniczące oraz Zarządzające;
• uczestnictwo w czynnościach związanych z kontrolą i audytami projektów współfinansowanych;
• weryfikacja dokumentów: finansowych, odbiorowych, umów oraz innych dokumentów niezbędnych do prawidłowych rozliczeń;
• współpraca z działem księgowości oraz innymi działami wspierającymi;
• rewizja oraz raportowanie odchyleń w realizacji budżetu projektów współfinansowanych i identyfikacji przyczyn ich niewykonania.

Nasze wymagania:

• co najmniej 2-letnie doświadczenie w realizacji i rozliczaniu projektów/grantów, w tym udział w rozliczaniu/realizacji projektów współfinansowanych ze środków unijnych lub innych instytucji;
• doświadczenie w zarządzaniu budżetem projektów, monitorowaniem realizacji budżetu i harmonogramem projektowym oraz ponoszeniu wydatków i/ lub potwierdzaniu kwalifikowalności kosztów;
• odpowiedzialność, samodzielność, dokładność, rzetelność;
• bardzo dobra organizacja pracy własnej, systematyczność i skrupulatność;
• znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym (min. poziom B2).

To oferujemy:

• stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę;
• pracę w największej organizacji społeczno-charytatywnej w Polsce;
• pracę z profesjonalnym i zaangażowanym zespołem;
• szansę tworzenia i wdrażania nowoczesnych rozwiązań w Twoim obszarze;
• prywatną opiekę medyczną;
• pracę w dobrze skomunikowanej lokalizacji (obok stacji metra: Rondo Daszyńskiego);
• elastyczny czas rozpoczęcia pracy (7:00 – 9:00).

Specjalista / Specjalistka ds. księgowości

Twój zakres obowiązków:

• weryfikacja poprawności otrzymywanych faktur kosztowych i przygotowywanie dokumentów księgowania;
• księgowanie dokumentów księgowych i wyciągów bankowych;
• rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych oraz innych wydatków pracowniczych;
• udział w pracach związanych ze sprawozdawczością finansową, raportami okresowymi,
• rozliczeniami podatkowymi i deklaracjami oraz niezbędnymi zestawieniami finansowymi;
• zapewnienie poprawności obiegu dokumentów i dokonywanie uzgodnień księgowych;
• udział w procesie zamknięcia miesiąca, kwartału, roku, sporządzaniu sprawozdania finansowego;
• aktywne zaangażowanie podczas audytów zewnętrznych;
• efektywna współpraca z innymi działami w organizacji.

Nasze wymagania:

• minimum 3-letnie doświadczenie na podobnym stanowisku;
• bardzo dobra znajomość MS Office (w szczególności MS Excel);
• bardzo dobre umiejętności analityczne;
• dokładność, terminowość i samodzielność w działaniu;
• umiejętność współpracy w zespole.

To oferujemy:

• stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę;
• prywatną opiekę medyczną;
• elastyczny czas rozpoczęcia pracy (7:00 – 9:00);
• pracę z profesjonalnym i zaangażowanym zespołem;
• pracę w dobrze skomunikowanej lokalizacji (ul. Okopowa);
• możliwość korzystania z pracowniczego parkingu samochodowego;
• szansę tworzenia i wdrażania nowoczesnych rozwiązań w Twoim obszarze zawodowym;
• pracę w jednej z największych organizacji charytatywnych.

Specjalista/ Specjalistka ds. projektów

Twój zakres obowiązków:

• udział w planowaniu, przygotowaniu i realizacji projektów dotyczących terenów objętych powodzią w Polsce;
• rekrutacja, animowanie działań i organizacja szkoleń dla wolontariuszy;
• wsparcie oraz koordynacja pracy wolontariuszy;
• współpraca z działem komunikacji i fundraisingowym w zakresie realizacji materiałów audiowizualnych oraz promocji działań pomocowych;
• bezpośredni kontakt z lokalnymi partnerami organizacji, prowadzenie spotkań i dokumentowanie współpracy;
• współpraca ze specjalistami ds. rozliczeń oraz innymi działami wspierającymi;
• okazjonalne wyjazdy służbowe na terenie kraju.

Nasze wymagania:

• doświadczenie w pracy związanej z realizacją projektową oraz koordynacją pracy wolontariuszy;
• biegła znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (min. B2);
• umiejętności interpersonalne pomagające w tworzeniu i utrzymaniu zespołu, oraz inspirowaniu grupy do działania;
• wysoko rozwinięte zdolności komunikacyjne, m.in. w nawiązywaniu kontaktu z innymi, uważnego słuchania, empatia;
• doświadczenie w prowadzeniu spotkań i prezentacji;
• umiejętność pracy zespołowej;
• samodzielność i inicjatywa w działaniu;
• bardzo dobra znajomość programów pakietu MS Office.

Oferujemy:

• stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę;
• pracę w największej organizacji społeczno-charytatywnej w Polsce;
• pracę z profesjonalnym i zaangażowanym zespołem;
• szansę tworzenia i wdrażania nowoczesnych rozwiązań w Twoim obszarze;
• prywatną opiekę medyczną;
• pracę w dobrze skomunikowanej lokalizacji (obok stacji metra: Rondo Daszyńskiego);
• elastyczny czas rozpoczęcia pracy (7:00 – 9:00).